Le sfide del’IT Project Management
Negli ultimi anni, l’ambito del project management ha subito una notevole evoluzione, anche grazie alla formulazione di framework e tecniche sempre più avanzati e specifici, sempre più lontani dall’interpretazione tradizionale. I progetti attuali sono caratterizzati da dimensioni e complessità maggiori, un ciclo di vita più breve e una maggiore varietà di stakeholder coinvolti. Inoltre, le innovazioni tecnologiche hanno rivoluzionato gli strumenti di project management, offrendo un panorama in cui la quantità di dati disponibili è cresciuta esponenzialmente e la collaborazione è diventata la leva e il focus dell’attività. In questo contesto, la gestione dei progetti non è più un processo statico, ma soprattutto un percorso di adattamento e crescita continua. In particolare, i progetti IT rappresentano il motore e il veicolo di crescita, trasformazione e innovazione per le aziende. Gli investimenti in ICT stanno infatti crescendo a livello mondiale e sono dedicati al raggiungimento degli obiettivi organizzativi tramite progetti specifici.
Nonostante questo e nonostante i molti progressi nelle pratiche e nelle metodologie di project management, la percentuale di fallimento di questi progetti resta però ancora molto alta.
Secondo il report Standish Group’s Annual CHAOS 2020, il 66% dei progetti tecnologici fallisce in modo parziale o totale, con una probabilità di successo inferiore al 10% per i progetti di grandi dimensioni e uno su dieci anche per quelli più piccoli. Un’indagine condotta da McKinsey nel 2020 ha rivelato che il 17% dei progetti IT di ampia portata fallisce in modo così devastante da minacciare l’intera azienda. Nel 2020, BCG ha stimato che il 70% degli sforzi di trasformazione digitale non raggiunge gli obiettivi prefissati.
La lista delle sfide è lunga. Quindi, quali sono le principali sfide da affrontare durante la gestione di un progetto IT? E, soprattutto, come è possibile superarle con successo?
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Che cos’è l’IT Project Management
L’IT project management è il processo di gestione, pianificazione e sviluppo di progetti ICT. Questi progetti permeano una vasta gamma di settori industriali e solitamente coinvolgono uno o più ambiti specifici dell’ICT, ad esempio: sviluppo software, sicurezza delle informazioni, installazione di hardware, implementazione di una rete, di un database o di nuove tecnologie. I progetti stessi sono da considerarsi attività uniche che servono come veicoli di innovazione multidisciplinare basata sull’IT.
L’International Council on Systems Engineering (INCOSE) mette in luce un aspetto peculiare dei progetti IT: la complessità, spesso generata dalle interazioni con e tra le persone, le organizzazioni e l’ambiente circostante che compongono il sistema in questione. Rispetto ad altri tipi di progetti, quelli legati all’IT sono intrinsecamente più complessi e potenzialmente più insidiosi a causa delle caratteristiche che possono aumentare il rischio di insuccesso. Vediamo quali sono queste caratteristiche e le sfide che comportano.
Le sfide nella gestione dei progetti IT
Requisiti non chiari o definiti non correttamente
Iniziare un progetto con requisiti vaghi è come partire per un viaggio senza conoscerne la destinazione: ci si trova ad affrontare l’ignoto. Questa situazione si verifica spesso quando i requisiti vengono stabiliti senza coinvolgere gli sviluppatori, i quali saranno poi responsabili della produzione e della consegna dei deliverables. Per evitare questo problema, è sufficiente coinvolgere tutte le parti interessate, tra cui i partner commerciali, gli specialisti IT, gli utenti finali, gli sviluppatori e i sistemisti, nella fase di raccolta dei requisiti. È fondamentale definire sia il “cosa”, sia il “come” del progetto in modo simultaneo, al fine di includere tutti i requisiti e determinare il miglior approccio per la loro implementazione.
Scope creep
Lo “scope creep”, rappresenta una sfida comune nel Project Management ed è spesso associato alla mancanza di chiarezza nella definizione dei requisiti. Lo scope creep si verifica quando, ad esempio, una software house sta sviluppando un’applicazione su misura per un cliente e durante una delle riunioni con il cliente, vengono introdotte nuove funzionalità, dettagli o risorse aggiuntive senza essere documentate. Questo comporta tre principali problemi: in primo luogo, il piano iniziale condiviso non coincide più con il risultato desiderato; in secondo luogo, si verificano costi e tempi aggiuntivi per lo sviluppo, il test e l’implementazione di queste nuove funzionalità; infine, non è garantito che queste nuove funzionalità siano compatibili con il piano iniziale. In sostanza, lo scope creep può causare una perdita di risorse finanziarie e temporali che possono potenzialmente compromettere il successo complessivo del progetto. Per prevenire questo fenomeno, è consigliabile stabilire obiettivi e requisiti estremamente chiari fin dall’inizio e implementare un rigoroso processo di controllo dei cambiamenti e delle modifiche.
Mancanza di comunicazione e coinvolgimento
I project manager IT svolgono il ruolo di ponte comunicativo tra i membri del team, gli utenti finali e gli altri stakeholder, ma i problemi di comunicazione possono comunque verificarsi con una frequenza significativa. È fondamentale evitare ciò che viene definito come “development in a vacuum”, ovvero quando il team di sviluppo si trova nell’impossibilità di contattare rappresentanti o responsabili per chiarire dubbi o rispondere a domande, costringendoli così ad operare nell’incertezza. La comunicazione e il coinvolgimento dei responsabili e degli stakeholder non dovrebbero rappresentare una sfida; al contrario, devono essere organizzati attraverso processi strutturati di comunicazione e collaborazione, possibilmente supportati da appositi strumenti tecnologici. Questo garantirà un flusso di informazioni efficace e una partecipazione attiva di tutte le parti interessate, riducendo il rischio di errori e malintesi durante il processo di sviluppo del progetto.
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Minacce inaspettate e gestione del rischio inefficace
Ogni progetto si caratterizza anche per il suo livello di incertezza, che può derivare da rischi potenziali che possono impattare il progetto o dalla mancanza di una chiara stima delle conseguenze di tali rischi.
Ogni progetto si confronta con tre tipologie di rischio:
- Rischi conosciuti, che possono essere identificati e mitigati attraverso una pianificazione adeguata. Ad esempio, se il lavoro del team di sviluppo dipende dal completamento delle attività di un altro team, questo rappresenta un rischio noto per il quale è possibile prepararsi ad affrontare scenari pessimistici.
- Problemi che potrebbero trasformarsi in rischi. Ad esempio, se un altro team ha una tendenza cronica al ritardo, non costituisce ancora un rischio effettivo, ma potrebbe diventarlo. È possibile pianificare di conseguenza per gestire questa eventualità.
- Rischi sconosciuti, che emergono improvvisamente durante l’esecuzione del progetto. Ad esempio, durante lo sviluppo del codice, potrebbe emergere una dipendenza con un team con il quale non si è mai interagito. Questo rappresenta un rischio significativo poiché non è garantito che l’altro team possa fornire il supporto necessario in tempi utili. Questi rischi rappresentano circa il 27% dei fallimenti dei progetti IT.
La gestione e la pianificazione dei rischi devono essere eseguite come parte integrante della fase iniziale del progetto. Identificare, valutare e mitigare i rischi fin dall’inizio contribuisce a ridurre la probabilità di insuccesso e a garantire il successo complessivo del progetto IT.
Mancanza di flessibilità
Ogni progetto IT è vincolato da tre aspetti fondamentali: tempo, scopo e budget.
Con l’approccio tradizionale, noto anche come “waterfall”, il tempo e lo scopo sono fissi, mentre il budget è flessibile. In questo contesto, il team di sviluppo si impegna a fornire tutte le funzionalità entro la scadenza prestabilita e, nel caso in cui ciò non sia possibile, si può intervenire sul budget, ad esempio assumendo nuove risorse.
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Al contrario, con l’approccio Agile, il tempo e il budget sono fissi, mentre lo scopo è flessibile. La metodologia Agile è stata concepita per affrontare la realtà che molti progetti IT non si sviluppano secondo le previsioni. Un approccio più flessibile consente ai team di modificare le priorità in modo da garantire che il prodotto finale soddisfi i principali requisiti aziendali e supporti i processi operativi.
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A complicare ulteriormente questi cambiamenti vi è la durata tipicamente prolungata dei progetti IT, che possono estendersi per mesi o addirittura anni. Durante questo periodo, è possibile che la tecnologia di riferimento cambi o si evolva, rendendo indispensabile una flessibilità anche negli obiettivi del progetto IT.
L’IT Project Management è una disciplina in continua evoluzione che si confronta con una serie di sfide complesse: affrontare queste sfide è fondamentale per garantire il successo e la crescita delle aziende nel contesto digitale sempre più dinamico.
Considerando l’accelerazione dell’innovazione tecnologica e l’evoluzione dei modelli di business, ci si può aspettare che le sfide nell’IT Project Management si intensifichino ulteriormente. Il rapido cambiamento tecnologico, l’instabilità del mercato e le crescenti aspettative degli utenti continueranno a porre sfide significative nella gestione dei progetti IT.
Fonti:
Iriarte, C., & Bayona, S. (2020). IT projects success factors: a literature review. International Journal of Information Systems and Project Management, 8(2), 49-78. Disponibile online: https://aisel.aisnet.org/ijispm/vol8/iss2/4/
Alami, A. (2016). Why do information technology projects fail?. Procedia Computer Science, 100, 62-71.
