Project Management: tecniche e strumenti open source

Tecniche di Project Management

Progetti differenti utilizzano strumenti differenti e le tecniche selezionate hanno diversi vantaggi e benefici. Alcuni dei vantaggi dell’utilizzo delle tecniche di project management sono:

• Migliorare la qualità dei progetti
• Soddisfare i requisiti
• Ridurre il tempo di pianificazione del progetto
• Ridurre i costi del progetto
• Evitare di duplicare i lavori
• Migliorare la qualità della comunicazione tra gli stakeholder
• Identificare KPI e fattori critici di successo per i diversi progetti

Occorre anche precisare che andremo a presentare delle tecniche, che possono essere definite come compiute per portare a termine un unico compito. Questo è diverso da metodologie, soprattutto nell’ambito del project management; queste ultime prevedono infatti fasi di lavoro, risultati misurabili e sono indipendenti dal tipo di strumento o sistema utilizzato. Vediamo ora le principali tecniche di Project management.

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Diagramma di Gantt

Iniziamo con il classico diagramma di Gantt, considerato anche come lo strumento per gestire la timeline nella gestione agile dei progetti. Il più grande punto a favore per il diagramma di Gantt è la possibilità di dividere il progetto in piccoli task, ognuno con la sua durata, scadenza e reparto o persona responsabile. È una tecnica apprezzata in particolare dagli stakeholder, perché fornisce una visione accurata sull’avanzamento del progetto ed è un modo per visualizzare rapidamente le milestones.

La matrice degli stakeholder

La matrice degli stakeholder viene utilizzata per mappare gli stakeholder in termini di importanza e impatto potenziale sul progetto. Ricordiamo che gli stakeholder sono individui, gruppi o organizzazioni che influenzano o sono influenzati dal progetto in corso. Potrebbero quindi includere: senior manager le cui aree sono direttamente coinvolte, clienti o utenti finali fuori dall’azienda, fornitori e partner. La gestione efficace della comunicazione con gli stakeholder è quindi di essenziale importanza. Il project manager, grazie alla matrice, può comprendere meglio dove si posizionano gli stakeholder e di conseguenza quale strategia di comunicazione utilizzare con ognuno di essi.

RACI

Un diagramma RACI viene utilizzato per descrivere i ruoli e le responsabilità dei partecipanti in un progetto in termini di produzione dei deliverables. RACI è un acronimo formato dai 4 ruoli:

• Responsible, o chi si occupa dell’esecuzione del task;
• Accountable, il supervisore delle attività e colui che rendiconta il lavoro delle risorse coordinate;
• Consulted, di supporto nello svolgimento dei task, fornisce informazioni utili al completamento del lavoro;
• Informed, riceve informazioni sul lavoro svolto dal responsible e prende decisioni sulla base delle informazioni ottenute.

Diagramma di Pert

Introdotto negli anni ’50 dalla Marina statunitense, Pert (Project Evaluation and Review Technique), visualizza la cronologia di un Progetto e suddivide le singole attività. Anche se la funzionalità è molto simile ai diagrammi di Gantt visti prima, la visualizzazione grafica è differente: Pert si presenta infatti come un diagramma di flusso, o di rete, in cui vengono mostrati i task e le dipendenze tra essi. Pert viene usato soprattutto nella gestione dei progetti complessi e aiuta a valutare la cronologia, le risorse necessarie e il percorso critico di un progetto.

> Leggi anche: “Integrare l’Intelligenza Artificiale nella gestione dei progetti”

3 Strumenti open source di Project Management

Come in tanti altri settori, anche nel Project Management, le tecniche, da sole, non bastano. Si rendono necessari degli strumenti per eseguire queste tecniche, gestire task, risorse, tempo, comunicazione, qualità e tutti gli aspetti della gestione dei progetti.

Open Project

OpenProject è la principale piattaforma open source per la gestione di progetti classici, agili e ibridi, conosciuto e apprezzato soprattutto per la sua facilità d’uso e per le numerose funzionalità di collaborazione e project management. Il progetto è mantenuto attivamente da un team di sviluppo core e supportato da una comunità globale, con rilasci regolari e un’evoluzione costante. Il codice sorgente è pubblicamente accessibile su GitHub (link esterno).

Open Project offre opzioni di hosting flessibili on-premise per il massimo controllo e soluzioni cloud ospitate in data center europei (specificamente in UE o Germania), in conformità con il GDPR.

Lo strumento supporta la pianificazione del progetto, le roadmap, la programmazione delle attività, tracciamento del tempo, report dei costi, budget, tracciamento dei bug e supporta metodologie agile e Scrum. All’interno di open project si possono creare storie, prioritizzare sprint e tracciare le attività. OpenProject offre anche opzioni per l’hosting e il supporto a pagamento con una versione enterprise che aggiunge funzionalità come branding personalizzato, Single Sign-On (SSO), metadati aggiuntivi e numerosi miglioramenti all’UX.

Open Project si integra nativamente con GitHub e GitLab, e con sistemi di file storage come Nextcloud e OneDrive/SharePoint. La comunità contribuisce attivamente con plugin aggiuntivi per estendere ulteriormente le capacità, ad esempio con Slack ed Excel. Una potente API REST consente un’ampia gamma di integrazioni personalizzate e l’automazione di processi complessi, offrendo alle organizzazioni la flessibilità di connettere OpenProject al proprio stack tecnologico esistente.

Tenzu (ex TaigaNext)

TaigaNext, successore di taiga.io, è stato affidato a una nuova entità, e rinominato Tenzu. Tenzu è un software di project management open-source progettato esplicitamente per team agili che adottano i framework Scrum e Kanban. La sua filosofia si fonda sui principi Lean, con un’enfasi particolare su un’interfaccia utente intuitiva e visivamente accattivante, pensata per ridurre l’attrito e una curva di apprendimento molto bassa. Il software offre opzioni di installazione self-hosted, per garantire alle aziende il pieno controllo sui propri dati.

Offre alla aziende diverse funzionalità, tra cui una lavagna Kanban, attività, sprint, backlog ed epic. Altre funzionalità includono la gestione dei ticket, il supporto multi-progetto, le pagine wiki e le integrazioni di terze parti.

Taiga si integra con i principali repository di codice come GitHub, GitLab e Bitbucket, facilitando il collegamento tra la gestione del progetto e lo sviluppo software. Per connessioni più ampie, si affida a servizi di terze parti come Zapier. La comunità di utenti rimane attiva sui forum, ma come già evidenziato, lo sviluppo innovativo è ora delegato al progetto Tenzu.

ProjectLibre

ProjectLibre è la principale alternativa open-source a Microsoft Project. Si focalizza sulla gestione di progetti complessi, con un’enfasi particolare su strumenti avanzati come diagrammi di Gantt dettagliati e Work Breakdown Structures (WBS).

Offre una soluzione desktop completamente gratuita e open-source e una versione Cloud avanzata, ProjectLibre Cloud AI, con funzionalità multi-progetto, collaborazione in team e integrazione con l’intelligenza artificiale, disponibile tramite un modello di abbonamento.

Tra le funzionalità AI proposte da ProjectLibre troviamo, ad esempio:

• “AI Powered scheduling”, che permette di trasformare il processo di avvio di un progetto, creando automaticamente task e timeline
• La generazione di progetti da linguaggio naturale: gli utenti possono descrivere i requisiti e gli obiettivi di un progetto utilizzando il linguaggio naturale e l’AI genera automaticamente un piano di progetto completo, che include un elenco dettagliato di task, stime delle durate, collegamenti logici e dipendenze tra le attività.